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Lorsqu’une nouvelle année commence, classez vos papiers de l’année précédente. A cette fin, utilisez des boites de classement et d’archivages et notamment les boites avec dossiers suspendus sont constituée de dossiers suspendus. rajoutez une étiquette avec l’année pour vous y retrouver. Continuez à utiliser une couleur par thème ( documents de facturation, finance, logement, assurance… ) une fois, vos boites de classement et d’archivage installées, réservez-leur une étagère dans le milieu professionnel. Si vous suivez de multiples affaires ou que vous occupiez des papiers de toute les personnes vivant sous votre toit, choisissez un meuble de classement. Ces meubles à tiroirs sont dotés de dossiers suspendus bien pratiques pour assurer facilement chaque thème.
Un levé d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez renouveler des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un cérémonie ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte de naissance peuvent être exigées : soit une copie entière qui intègre, en plus des informations nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’acquisition de la français ; soit un extrait d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les éléments en ce qui concerne les parents ou pour terminer un retiré d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% . Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner l’ensemble de vos documents papiers, c’est néanmoins plus efficace ( et plus respectueux pour l’environnement ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
À l’heure courante, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus envoyer de relevés mensuels — quand on sait qu’il est possible de prendre rendez vous avec son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours utile de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que multiples solutions différentes pour entretenir vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas mettre de coté en direct. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le disposer et ensuite ranger la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue maussade. Non, le secret, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( dans l’idéal à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois tous les mois, videz la bannette en rangeant les documents papiers là où ils doivent aller.
La première chose que tu peux s’orienter pour contrôler au mieux tes papiers, c’est réduire les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les emails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les papiers pratiques voire indispensables, tu es en mesure de opter pour leur version numérique. Quand tu reçois tes factures, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à parler. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour downloader le document dans le bon dossier, je pense ça plus simple et rapide que de mettre en place des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au web quand c’est possible. S’il y a des documents dont tu as besoin souvent, pense à en stocker une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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